3. Trẻ em tham gia trong sự kiện:

     
Đây là một vấn đề cực kỳ quan trọng mà bạn cần phải lưu tâm. Nếu trong sự kiện của bạn có trẻ em tham dự thì bạn cần phải tính toán các rủi ro có thể xảy ra và những phương án phòng tránh cần thiết. Những điều này bao gồm việc quản lý trẻ bị lạc và làm thế nào để thông báo đưa các em về với người lớn đi kèm; rủi ro tại điểm vui chơi hay bất cứ các khu vực dành cho trẻ em. Bạn cần phải bố trí nhân viên liên tục kiểm tra mọi thứ xung quanh khu vực để có thể đảm bảo sự an toàn cho trẻ.

     4. Quản lý phương tiện vận tải và di chuyển:

     
Trong tổ chức sự kiện, phương vận chuyển thiết bị, F&B của các nhà cung cấp… hay các phương tiện di chuyển của khách tham dự là một trong những điều bạn cũng cần phải ý. Sức chứa của bãi đỗ như thế nào? Lối ra vào có thuận tiện không? Cần sắp xếp bao nhiêu người điều phối xe ra vào đúng khu vực? Hãy dành thời gian lên kế hoạch cho vấn đề này, đánh giá các khả năng có thể xảy ra xung quanh và đưa ra các kế hoạch giải quyết phù hợp để tạo nên sự nhịp nhàng trong tổ chức cũng như thoải mái của người tham dự.

     5. An toàn cho nhân sự và tình nguyện viên: 


     Để sự kiện diễn ra tốt đẹp, bạn cần đảm bảo an toàn cho người tham dự và tạo cho họ những khoảnh khắc khó quên. Tuy nhiên, nhân sự làm việc trong sự kiện cũng là một yếu tố quan trọng để làm nên một chương trình hiệu quả.
Đảm bảo sự an toàn của những thành viên trong nhóm của bạn là cực kỳ quan trọng và bạn cần phải biết những rủi ro có thể xảy ra với họ. Điều này có thể xảy ra trong quá trình bê vác thiết bị, điều hướng các phương tiện trong sự kiện hay khi đối phó với những đám đông quá khích.
Vì vậy, hãy cùng họp bàn với toàn bộ nhóm và nghĩ về các viễn cảnh có thể xảy ra. Theo cách này, bạn sẽ chuẩn bị những phương hướng giải quyết phù hợp cho các thành viên trong nhóm. Đến khi gặp những tình huống khó khăn xảy ra thì điều đó không còn là vấn đề của bạn, bởi các thành viên trong nhóm đã biết chính xác cần phải làm những gì.

Nhân sự va những vấn đề liên quan

     6. Hỗ trợ về y tế
     Những tai nạn và chấn thương là điều thường xuyên xảy ra trong các sự kiện. Hãy nhớ rằng bạn đang quản lý một đám đông trong sự kiện, nơi mà người ta dễ say xỉn chỉ vì trót uống quá chén, hay tại những sự kiện thể thao mạo hiểm.
Bạn không thể loại bỏ hoàn toàn những rủi ro này, nhưng bạn có thể lên kế hoạch cho từng vị trí đề phòng nguy hiểm xảy ra. Hãy đảm bảo rằng bạn luôn bố trí đủ nhân viên và các thiết bị y tế tại những khu vực quan trọng, và nắm chắc bản đồ đến bệnh viện gần khu vực đó.
     Đừng quên phổ biến những thông tin này đến các thành viên trong nhóm của bạn để mọi người cùng nắm bắt và phản ứng kịp thời khi có trường hợp xấu xảy ra. Bằng cách này, bạn và mọi người trong nhóm sẽ có thể bình tĩnh hơn trong việc giải quyết các tai nạn hoặc chấn thương xấu xảy ra mà không quá hoảng loạn.

     7. Thời tiết ngoài ý muốn
     Trong tổ chức sự kiện, vấn đề thời tiết vốn không thể đoán trước được và chúng ta cũng không thể kiểm soát được nó. Tuy nhiên, bạn có thể hình dung những khả năng thời tiết xấu xảy ra và chuẩn bị phương án dự phòng để cho dù một cơn mưa rào hay một trận giông bão bất chợt cũng không khiến sự kiện của bạn trở nên quá hỗn loạn.

     8. Nguy cơ xảy ra cháy nổ

     Cháy nổ không phải là điều mà ai cũng tưởng tượng sẽ xảy ra ở sự kiện. Đầu tiên, bạn cần phải nắm được mọi rủi ro về cháy lửa để có thể liệt kê mọi phương án phòng tránh. Thứ hai, đảm bảo rằng các thiết bị phòng chống cháy nổ được chuẩn bị ở khắp mọi nơi nghi ngờ có khả năng xảy ra cháy nổ hoặc những nơi có thể dễ dàng tiếp cận ở sự kiện. Chúng có thể dập tắt ngay một vụ chập cháy nhỏ xảy ra ở khu sân khấu, hay khu vực nhà bạt nơi diễn ra các hoạt động trải nghiệm nhãn hàng…nó có thể ngăn khói lan rộng khắp sự kiện. Cuối cùng, hãy chắc chắn về việc bạn đã liên hệ với đội phòng cháy chữa cháy trong khu vực đề phòng trường hợp cấp bách họ có thể nắm được địa hình và kịp thời tiếp cận.

Công tác an ninh trước và sau sự kiện